Retningslinjer for lån af lokaler

Retningslinjer for lån/leje af Staben for Kultur, Fritid og Borgerservices kommunale lokaler og udendørs anlæg.

Generelle regler

Alle foreninger som er godkendt/registreret hos Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice i Lolland Kommune kan uden beregning låne kommunale lokaler (gælder ikke Nakskov Teatersal) til deres primære aktivitet.

Brugere

Skoler/ungdomsskoler

Kommunal folkeskolevirksomhed, kommunal skolefritidsordning, kommunale daginstitutioner, kommunal ungdomsskolevirksomhed og ungdomsskoleklub.

I det omfang lokalerne er ledige stilles de til rådighed for:

Foreninger

Folkeoplysende foreninger med voksenundervisning og frivilligt foreningsarbejde, kulturforeninger samt andre foreninger, som alle er godkendt/registreret hos Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice i Lolland Kommune. Herudover landsdækkende velgørende organisationer.

Andre brugere

Foreninger som ikke er godkendt/registreret hos Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice i Lolland Kommune, foreninger uden for Lolland Kommune, virksomheder og privat personer kan leje lokaler efter gældende betalingsregler.

Prioritering af brugere

Folkeoplysningsloven giver en forholdsmæssig klar overordnet beskrivelse af prioriteten af brugere til ledige kommunale lokaler og udendørsanlæg til fritidsbrugerne:

1. Handicappede brugere, hvis lokalet er særligt egnet til aktiviteten
2. Foreninger med aktiviteter for børn og unge
3. Aftenskoler
4. Aktiviteter for voksne

Anvendelse af lokaler

Lokaler må kun anvendes til facilitetens primære formål. Lokaler må ikke anvendes til agiterende virksomhed (religiøse handlinger, hvervemøder m.v.) samt private fester. Lokaler stilles til rådighed med fornødent udstyr, alarm, lys, varme, nøgleordning samt servicelederbistand, hvis det kræves.

Foreningen må ikke genudlåne/- leje lokalet til andre.

OBS ved benyttelse af kommunale haller og gymnastiksale må der kun anvendes indendørs fodtøj, som ikke må kunne ridse eller afsætte streger på gulvene. Ved større arrangementer/stævner, hvor man ønsker at bruge andet fodtøj, aftales dette med servicelederen. Foreningen opkræves om nødvendigt betaling for ekstra rengøring og evt. udbedring af skader. Der henvises til den enkelte skole/hal for nærmere information.

Rygning

Der er total rygeforbud i/på alle kommunale lokaler/udendørsanlæg (dette gælder også e-rygning).

1. gang rygeforbuddet overtrædes vil det medføre skriftlig advarsel til foreningen.
2. gang vil foreningens benyttelse af lokalet blive inddraget resten af sæsonen.
3. gang udelukkes foreningen i en ikke nærmere fastsat periode.

Fejl/mangler

Fejl/mangler og opståede skader ved/i lokalerne, meddeles straks til serviceleder eller Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice.

Ansvar

Bruger er fuldt ansvarlig for overholdelse af den i lokalet opslåede husorden og brandvedtægt.

Det er brugerens ansvar at lokalet efterlades i pæn og ryddelig stand. Teknisk Service har ansvar for, at alle sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med anvendelsen er foretaget. Det er ligeledes servicelederens ansvar at orientere lejer/låner om, at lejer skal indhente lejlighedstilladelse fra brandmyndighed ved overnatninger eller andet større arrangement. De steder, hvor der ingen serviceleder er, ligger ansvaret i Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice.

Ved overnatning skal der foreligge en lejlighedstilladelse fra brandmyndighed forud for lånet. Hvis dette ikke er tilfældet kan udlånet ikke gennemføres. Servicelederen skal have en kopi af lejlighedstilladelsen.

Hvis brandmyndighederne kræver andre foranstaltninger i forbindelse med lejlighedstilladelse, så afholdes udgiften af lejer. Lejlighedstilladelse kan ansøges her.

Erstatning

Der kan opkræves betaling for:

• udlånet, hvis det medfører ekstraordinær oprydning/ rengøring (pedelservice og/eller rengøringstimer). Der beregnes normal timeløn.
• erstatning for opståede skader (hærværk) i forbindelse med lån af lokale.
• erstatning ved bortkomst af materialer og udstyr.
• bortkomst af nøgle, idet en bortkommet nøgle kan betyde omlægning af nøglesystem.

Fratagelse af låne/lejeretten

Bruger kan med øjeblikkelig varsel fratages låne/lejeretten i et år, hvis de generelle regler ikke overholdes.

Nøgler til lokalet afhentes efter nærmere aftale med serviceleder eller Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice.

Ved afhentning/aflevering af nøgler fremvises bekræftelse modtaget på mail vedrørende booking, hvorpå der kvitteres for afhentning/aflevering.

Nøglen afleveres efter aftale.

Brugers enkeltaflysning

Meddeles til den tilknyttede serviceleder og/eller Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice senest på dagen inden kl. 14.00.

Skolens/hallens/Staben for Kultur, Fritid og Borgerservices enkeltaflysning

Aflysning af lokaler meddeles så vidt muligt 8 dage før via mail, på infoskærme, opslagstavle eller lignende.

Sæsonudlån

Ansøgning om timer i lokaler for den kommende sæson som følger skoleåret skal ske via foreningsportalen fra 1. februar til 31. marts hvert år for at være med i den årlige lokalefordeling.

Book lokaler i foreningsportalen her.

Primo juni kan det via foreningsportalen ses, hvilke lokaler og timer foreningen har fået stillet til rådighed for den kommende sæson.

Hvis der søges efter 1. april er man ikke med i lokalefordelingen, og kan derfor ikke være sikker på at kunne få netop det lokale, der ønskes, stillet til rådighed.

På grund af skemaplanlægning har skolerne først ansøgningsfrist den 15. juni.

Skemaplanlægning er senest færdig den 30. juni, og man vil derfor først fra den 1. juli kunne være sikre på at have benyttelsen endeligt godkendt for skolelokaler og skolehaller for så vidt angår benyttelse i tidsrummet kl. 15.00 til 17.00 samt haller kl. 8.00 til 17.00.

Halfordelingsmøder

Forekommer der konflikter i nogle af de kommunale haller: Rudbjerg Hallen, Ravnsborg Hallen, Højreby Hallen, Holeby Hallen, Rødbyhavn Hallen, Rødby Hallen og Østofte Hallen, vil der blive afholdt et halfordelingsmøde i april, hvor indbudte foreninger skal møde op med to repræsentanter og sammen med en repræsentant fra Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice skal løse konflikten.

Alle der har søgt om timer anbefales at møde op i den hal man har søgt om timer i. Dato og klokkeslæt for halfordelingsmødet udsendes pr. mail til foreningerne et par uger før.

Bliver man på halfordelingsmøderne ikke enige om en endelig halfordelingsplan, uanset om det kun drejer sig om en enkelt time eller dag, er det Folkeoplysningsudvalget, der træffer endelig afgørelse om hele halfordelingsplanen på deres førstkommende møde.

Afmelding af lokale

Hold der alligevel ikke skal starte eller når undervisningssæsonen slutter tidligere end meddelt, oplyses dette hurtigst muligt til skolen/hallen.

Afmelding/aflysning meddeles til Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice hurtigst muligt på tlf. 54 67 68 80 eller kulturogfritid@lolland.dk.

Åbning/lukning af lokaler

Kontakt skolen/hallen for nærmere aftale – om der er åbning/lukning af serviceleder, om der udleveres nøgler eller om der er alarm, der går i gang - eller andet. Der kan opkræves depositum for nøgle(r).

Søges der timer til sommertræning, turneringer, kampe, lørdags-, weekend- og skæve helligdagstimer efter fristen for ansøgning vedr. sæsonudlån, skal henvendelse ske til halinspektør eller serviceleder. De steder, hvor der ingen serviceleder er, kontaktes Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice.

Perioder/tider i hallerne følger nødvendigvis ikke undervisningslokaler og gymnastiksale. Aktiviteter kan af hensyn til opvarmning eller andet, samles ét sted.

Ferier/fridage

Normalt kan kommunale skolelokaler og haller ikke benyttes i ferier/fridage.

Ønskes brug af lokaler i ferier eller efter kl. 22.00, rettes henvendelse til serviceleder.

Ordensreglement

Facilitetens ordensreglement skal altid overholdes. Lejer/låner sørger for at få reglementet udleveret inden brug af facilitet. Undervisning/aktiviteten skal være afsluttet, så lokalet kan forlades på det anførte sluttidspunkt.

Når lokaler forlades, skal:

• borde og stole stilles som de stod, da man ankom.
• lyset slukkes.
• vinduer og døre lukkes.

Fejl/mangler og opståede skader ved/i lokalerne, meddeles skriftligt Teknisk Service.

Lejer/låner sørger for at alle instruktører/ledere får et eksemplar af denne folder samt skolens reglement.

Enkeltstående udlån

Enkeltstående udlån, overnatning eller andet større arrangement. Henvendelse skal ske via mail til kulturogfritid@lolland.dk

For selvejende haller

(se udlejningsregulativ eller andet) – fås ved henvendelse til den respektive halinspektør/serviceleder.

Husk at afmelde dage og timer, som alligevel ikke skal benyttes. Dette gøres via foreningsportalen, eller via mail til kulturogfritid@lolland.dk

Brugeren kan om nødvendigt opkræves betaling for ekstra rengøring, evt. udbedring af skader samt for opsætning af borde og stole.

Ved aktiviteter og arrangementer, der ligger uden for foreningens primære aktiviteter som: fester, messer, udstillinger, loppemarkeder, bankospil mv., skal der betales leje for lokalerne i henhold til ovenstående priser. Der vil blive opkrævet leje for hele det bookede/benyttede tidsrum og ikke kun for det tidsrum der evt. er åbningstiden, da bookingen kan spærre for andre brugere og i nogle tilfælde aflyse deres timer i lokalerne.

Godkendte folkeoplysende foreninger kan få 3 gratis arrangementer pr. kalenderår i en valgfri kommunal hal. Ved gratis arrangementer skal foreningerne selv varetage op og nedtagning af borde og stole samt selv foretage slutrengøring i forbindelse med arrangementet.

Opstår der tvist eller uoverensstemmelser i forbindelse med ovennævnte forelægges det Folkeoplysningsudvalget til behandling.

Selvejende haller

Betalingsregler fås ved henvendelse til halinspektør/serviceleder.

Klublokaler

Kommunale klublokaler

Godkendte foreninger i Lolland Kommune kan, hvis der er ledige/egnede lokaler i kommunen, anvises klublokaler.

Jævnfør Folkeoplysningsloven skal Lolland Kommune stille egnede, ledige faciliteter til rådighed til foreningernes folkeoplysende virksomhed. Hvis det er muligt, vil Lolland Kommune også stille klublokaler, mødelokaler og rum til opbevaring af materiel og udstyr til rådighed, men da afholdelse af møder, opbevaring af udstyr og lignende ikke betragtes som foreningens primære folkeoplysende virksomhed, kan der fra foreningens side ikke stilles krav om dette.

Foreninger må i udgangspunktet være indstillet på at skulle dele de tildelte lokaler og faciliteter med andre foreninger, og kan derfor ikke stille krav om fuld råderet over det tildelte lokale.

Klublokalerne må kun anvendes til foreningens primære aktiviteter. Der må ikke holdes private fester i kommunale lokaler. Foreningen sørger selv for rengøring af lokalerne.

Udendørs anlæg

Ansøgning om timer på udendørs anlæg som kan bookes via foreningsportalen skal ske senest den 1. april hvert år for at være med i den årlige fordeling. Aktiviteter som først kendes senere i sæsonen ansøges løbende via foreningsportalen.

I primo juni fremgår det via foreningsportalen, hvilke udendørs anlæg og timer foreningen har fået stillet til rådighed for den kommende sæson, som følger skoleåret.

Foreningen skal kontakte Park og Vej vedr. tilladelse til brug af baneanlægget ved sæsonstart, samt hvis der har været store mængder nedbør og der opstår tvivl om, hvorvidt baneanlægget må benyttes.

Teknisk Service - Serviceledere

Skoler

Horslunde Landsbyordning - Dan Klausen 21 65 09 82 dakl@lolland.dk

Stormarkskolen og Byskolen i Nakskov - Klaus Mortensen 30 69 66 72 klmo@lolland.dk

Søllested Landsbyordning - Palle Nielsen 22 13 67 31 palni@lolland.dk

Maribo Skole - Blæsenborg - Michael Petersen 40 78 31 11 mipe@lolland.dk

Maribo Skole - Borgerskolen - Lars K. Jørgensen 29 33 96 12 lakjo@lolland.dk

Rødby Skole og Holeby Landsbyordning - Michael Dan Hansen 22 88 77 63 midha@lolland.dk

Østofte Landsbyordning - Peter Hansen 21 46 34 11 petha@lolland.dk

Haller

Holeby Hallen, Vestervej 126, 4960 Holeby.

Errindlevhallen (selvejende), Stadionvej 2, 4895 Errindlev. egi@egi.dk * 

Højreby Hallen, Bøgevej 2, 4920 Søllested.

Østofte Hallen, Østofte Gade 42, 4951 Nørreballe.

Maribohallerne (selvejende), Ved Stadion 4, 4930 Maribo. maribohallerne@lolland.dk* 

Stokkemarke Hallen (selvejende), Tjennemarkevej 10, 4952 Stokkemarke. lyngemga@gmail.com*

Nakskov Idrætscenter (selvejende), A. E. Hansensvej 1, 4900 Nakskov. info@nakskovic.dk*

Fejø Hallen (selvejende) Herredsvej 192, 4944 Fejø. fif@fejoe.dk*

Ravnsborg Hallen, Pederstrupvej 30, 4913 Horslunde.

Rudbjerg Hallen, Rudbjergvej 16 A, Majbølle, 4983 Dannemare.

Rødby Hallen (skolehal), Byskolevej 10, 4970 Rødby.

Rødbyhavn Hallen, Havnegade 101, 4970 Rødby.

*NB Ansøgning til de selvejende haller skal ske direkte til hallen. Kontakt hallen for at høre nærmere.

Udendørs anlæg

Errindlev Stadion, Stadionvej 2, 4895 Errindlev.

Holeby Stadion, Tuekærvej 2, 4960 Holeby.

Horslunde Stadion, Pederstrupvej 34, 4913 Horslunde.

Maribo Boldbaner, Blæsenborg Allé 5, 4930 Maribo.

Maribo Atletikstadion, Ved stadion 4, 4930 Maribo.

Maribo Tennisklub, Refshalevej 48, 4930 Maribo.

Kappel Boldbaner, Kappelvej 4B, 4900 Nakskov.

Nakskov Stadion og kunstgræsbane, Bregnevej 55, 4900 Nakskov - Stadionudvalget, booking@kunststofbanen.dk.*

Rudbjerg Stadion, Rudbjergvej 16b, 4983 Dannemare.

Brandstrup Stadion, Brandstrupvej 42, 4970 Rødby.

Rødby Stadion, Østre Alle 4c, 4970 Rødby.

Sandby Stadion, Tårsvej 92a, 4912 Harpelunde.

Stokkemarke Stadion, Tjennemarkevej 10c, 4952 Stokkemarke.

Idrætsanlæg v/Højreby Hallen, Bøgevej 2, 4920 Søllested.*

Idrætsanlæg v/SIF Bøgevej 3, 4920 Søllested. pflarsen@hotmail.dk*

Østofte Idrætsanlæg v/skole, Skolestræde, 4951 Nørreballe.*

Østofte Boldbaner, Østofte Gade 2, 4951 Nørreballe.

Kulturlokaler

Det er nu muligt for registrerede foreninger i Lolland Kommune at låne lokaler i Frivillig Centeret i både Maribo og Nakskov, hvis lokalerne er ledige.

FrivilligCenter Lolland, Søndre Boulevard 82A, 4930 Maribo, tlf. 26 15 69 55.

FrivilligCenter Lolland, Hoskiærsvej 17, 1, 4900 Nakskov, tlf. 26 15 69 55.

Nakskov Teatersal, Søvej 8, 4900 Nakskov.

Bibliotekets mødesal og glassal, Søvej 8, 4900 Nakskov, tlf. 54 67 75 05.

Theisens Gård  (Magasinet og Kornloftet), Havnegade 55, 4900 Nakskov.

Huset, Blegen 4, 4900 Nakskov.

Medborgerhuset, Jernbanegade 8, 4900 Nakskov.

Lienlund Kulturhus, Rødbyvej 189, 4900 Nakskov.

Søllested Bio og Kulturhus, Højrebygade 62, 4920 Søllested, tlf. 54 94 11 41.

Digecentret, Skolegade 1, 4970 Rødby.

Sandby Kulturhus, Tårsvej 92, 4912 Harpelunde.

Stokkemarke Gamle Skole, Tjennemarkevej 4, 4952 Stokkemarke.

Stjerne markerede (*) lokaler/udendørs anlæg kan ikke bookes via foreningsportalen, der skal ske henvendelse til det oplyste telefonnummer på lokationen eller kontakt Staben for Kultur, Fritid og Borgerservice.