> Borger > Kultur og fritid > Biblioteker > Sammenlægningen


Sammenlægningen

Fra Sammenkogt ret til Buffet Speciale Lalande
- at søge mulighederne på Lolland -
 
 
LollandBibliotekerne blev en realitet, da 7 af de 9 kommuner på Lolland blev lagt sammen til 1 kommune, Lolland.
Navnet LollandBibliotekerne signalerer, at biblioteksorganisationen består af flere biblioteker, i alt 8 afdelinger.
 
LollandBibliotekerne er dannet af Nakskov og Maribo biblioteker, som i mange år havde haft samarbejdsaftaler med Højreby, Ravnsborg og Rudbjerg kommuner og Holeby og Rødby kommuner. De 2 biblioteksorganisationer betjente hhv. ca. 27.800 og 21.700 indbyggere.
I forhold til mange andre var sammenlægningen af bibliotekerne i Lolland Kommune en relativ let opgave: kun 2 organisationer skulle lægges sammen, kun 2 sæt arbejdsprocesser skulle koordineres, kun to kulturer skulle smeltes sammen.
Men også en opgave med både muligheder og udfordringer.
 
I løbet af 2006 blev forskellige rammer besluttet politisk, bl.a. ingen afskedigelser som følge af sammenlægningen, garanti mod lønnedgang, budget 2007 uden reduktioner på biblioteksområdet, og Nakskov bibliotek blev hovedbibliotek med bibliotekets hidtidige leder, Mette Tangaa som bibliotekschef.
 
På det almene driftsområde blev der også taget nogle politiske beslutninger: Bogen-Kommer ordningen og lydavisen skulle udvides til at gælde for alle relevante borgere i kommunen. Biblioteket havde anbefalet disse muligheder, såfremt det kunne ske inden for bibliotekets samlede budgetramme, uden reduktioner. 
 
Bogen-Kommer ordningen vil bl.a. også være et tilbud til dem, der tidligere var blevet biblioteksbetjent af de 2 bogbusser, som havde kørt på Vest- og Midtlolland, og som inden for de sidste par år var indstillet, pgra. alder (hhv. fra 1972 og 1977).
Lydavisen er hidtil kun udgivet til borgere i Maribo kommune og vil i den nye udgave komme på den nye teknologiske platform med DAISY. 
 
 
Hvad har vi nået indtil nu – og hvilke udfordringer har vi?
Det er lykkedes for biblioteket at få nogle gode rammer for løsning af opgaverne i den vanskelige overgangsfase. En god politisk forståelse for og opbakning til de indstillinger, som biblioteket forelagde. Et fint og konstruktivt samarbejde med de administrative led i Lolland Kommune.
Og bibliotekets personale har været positiv og samarbejdsvillig i forhold til forandringerne, og ændringer for de enkelte medarbejdere. 
Omlægningerne er sket næsten planmæssigt. Så LollandBibliotekerne er på mange måder godt rustet til de mange fremtidige udfordringer - her nævnes blot nogle:
 
At være gearet til at understøtte Lolland Kommunes strategier om udvikling på erhvervs- og turismeområdet: at udvikle og udbygge samarbejdet med turistbureauerne og de erhvervsorienterede uddannelser, og understøtte de kommunale udviklingsprojekter Forskerpark Lolland og International Wind Academy.   
 
At indgå i strategiske samarbejder med andre aktører i og uden for kommunen med henblik på udvikling af både det biblioteksmæssige og det kulturelle miljø, generelt.
Det Børnekulturelle Netværk, som er under opbygning, og museerne er oplagte samarbejdspartnere.   
 
At udvikle strategier, planer og indsatsområder, som konstruktivt kan indgå i de kommende aftalestyringer.
 
At udvikle tankesættet, at LollandBibliotekerne nu er et af de 98 større folkebiblioteker i landet, som på lige vilkår med andre skal bidrage til at løse egne opgaver - og indgå i fællesskaber om løsning af større opgaver.
 
At søge en høj grad af selvforsyning af de gængse udlånsmaterialer ved både at anskaffe, og udnytte egen materialesamling bedst muligt, bl.a. gennem den interne kørselsordning.
 
At udvikle biblioteksafdelinger i lokalefællesskab med skolebiblioteker, som der foreløbig er 1 – snart 2 – af i kommunen, med udsigt til 2 forskellige bibliotekssystemer.
 
At understøtte børns muligheder for læsetræning og beherskelse af sproget. 
 
At fortsætte opgaverne med at vejlede borgerne i brug af internettet og udvikle nye muligheder for borgerne til at bruge nettet – så de i endnu højere grad kan være selvhjulpne.
 
 
Organisation
For bedre at kunne løse de mange opgaver har LollandBibliotekerne lavet en organisationsplan, efter inspiration fra Lolland Kommunes model.
 
Det er en fleksibel og dynamisk model, som kan justeres efter opgaver og ressourcer. En linje-/matrix organisation med en ledelse, funktionsområder og tværgående serviceområder, hvor alle områder skal fungere som konsulenter og inspiration for hinanden.   
Hvert af områderne har en ansvarlig, som skal bidrage til at skabe sammenhæng og udvikling.
 
Hver medarbejder tilknyttes områderne med et antal timer, efter nærmere aftale. Og den enkelte medarbejder kan være tilknyttet flere områder. Dette bidrager til en høj grad af fleksibilitet og modvirker, at den enkelte føler sig knyttet til kun et arbejdsområde, og måske også kun et geografisk sted. Modellen søger at fremme en ”vi” og ikke en ”dem-og-os” holdning.
 
 
Organisationen implementeres
Foråret 2006 afvikledes et 2-dages seminar for bibliotekets personale, med forandringer og konflikthåndtering på programmet, samt konkret gruppearbejde om arbejdsopgavers organisering og udviklingsmuligheder. Efterfølgende afleverede grupperne detaljerede rapporter.
 
Bibliotekets ledelse havde efter sommerferien en såkaldt forventningssamtale med hver af medarbejderne, om den enkeltes ønsker og forventninger til fremtidige opgaver, og hvor i organisationen, man ønskede at være. Og efterfølgende en samtale med de kommende områdeledere.
Da de var udpeget, sammensatte de – i samråd med ledelsen - hver sit eget hold af medarbejdere. 
De fleste medarbejdere møder ind kun et sted. Enkelte medarbejdere har arbejdsplads og skrivebord både i Nakskov og Maribo.
 
Placering af opgaverne er hovedsageligt styret af 2 forhold: dels den fleksibilitet som ligger i brugen af IT, og dels nødvendigheden af at skulle håndtere de fysiske materialer. Det sidste betyder, at Materialer og Klargøring er placeret i Nakskov, og fjernlånsopgaverne er placeret i Maribo.
 
Der er intern kørselsordning mellem alle afdelinger, dagligt. En opgave, der har krævet megen logistisk planlægning, men som er med til at binde organisationen godt sammen, og som betyder, at hele materialesamlingen i egen organisation udnyttes betydeligt bedre end tidligere.
 
Økonomisk er hele kontoplanen integreret, så biblioteksvæsenet optræder som en enhed, og kun særskilte udgifter vedr. de enkelte afdelinger kan aflæses (el, vand varme mv.).
 
 
IT
Systemmæssigt var sammenlægningen også en overkommelig opgave. Begge biblioteker havde DBC-systemet Integra. Alle medarbejdere kendte systemet, og baserne skulle blot konverteres.
Drøftelserne om bibliotekets IT – både generelt og vedr. bibliotekssystem – blev taget i samråd med kommunens IT-afdeling. Der blev indgået driftsaftale med systemleverandøren, og kommunens IT-afdeling drifter den øvrige del af bibliotekets IT.  
 
Med de korte tidsfrister, som kommunen i øvrigt havde til de mange omstillinger – valgte man at vente med den reelle IT-sammenlægning og basekonvertering til primo februar 2007.
Basemæssigt forløb det relativt ukompliceret, men generelt var der på IT-området nogle problemer, som i perioden december-marts generede den almene daglige drift, og satte tålmodigheden på prøve – i alle afdelinger.
De fleste løse ender er nu på plads, og vi kører videre efter planerne, dog med enkelte forsinkelser.
 
 
Buffet Speciale
Sammenlægningen er beskrevet i et udviklingsprojekt, som har fået støtte fra Udviklingspuljen og Storstrøms Amts Biblioteksforening.
 
Projektets titel er Fra sammenkogt ret til Buffet Speciale Lalande. En karakteristisk titel, men ideen er, at de to biblioteker på hver sin måde var gode og velfungerende, med både kerneopgaver og andre opgaver – så risikoen for bare at ”lægge sammen” og køre videre uden de store udviklingstanker var til stede.
Bibliotekets ledelse ønskede at søge det bedst mulige: at præsentere gode ”daglige råvarer” – og at skabe mulighed for udvikling: at præsentere ”godbidder”…
 
Historien vil efterfølgende kunne berette, om resultatet så blev et godt fusionskøkken.
 
… Bon appetit…
 
 
 
Mette Tangaa Jensen, bibliotekschef, og Bente Kaspersen, vicebibliotekschef, LollandBibliotekerne har skrevet denne artikel om sammenlægningen af LollandBibliotekerne. Artiklen har været i bladet Danske Biblioteker og kan også læses på Danske Bibliotekers hjemmeside